Serviços – Digitalização de Documentos

Os documentos serão entregues pelo Cliente ao responsável pela linha de produção da IMAGEM E DADOS, devendo os mesmos ser conferidos, separados, protocolados e organizados em lotes.

Todos os documentos recebidos serão:

• Desmontados mantendo a mesma ordem e sequência das páginas;
• Desdobrados e planificados;
• Retirados clipes, grampos e outros prendedores;
• Desencadernados  itens com margem interna muito apertada;
• Removidos poeira, mofo, fitas adesivas e outras sujeiras que podem obscurecer o conteúdo informativo dos documentos;
Reparados ou acondicionados em capas de poliéster os itens que estão frágeis ou fragmentados demais para serem digitalizados.

Os documentos recebidos deverão ser separados e agrupados em pequenos lotes, com objetivo de garantir a integridade de todo o processo. De forma a automatizar ao máximo o processo de captura, deverão ser utilizados recursos de separação/identificação automática de lotes e documentos (patch codes, códigos de barra, páginas separadoras) a serem suportados pela solução integrada de captura a ser proposta. Estes separadores deverão ser devidamente inseridos nos lotes durante esta fase.

Cada lote deverá receber uma identificação única durante todo o processo de conversão, e deverá obrigatoriamente conter atributos que facilitem a indexação e identificação futura dos documentos, como por exemplo: número da remessa, quantidade de documentos, responsáveis pelo processo, entre outros.

Em função de todo o processamento ser baseado em lotes a catalogação dos originais se torna fundamental devido a intensa tramitação de documentos entre os diversos processos existentes no fluxo de conversão, garantindo a integridade do processo como um todo e criando o primeiro nível de informação de controle e auditoria sistêmica.

Será preservada a integridade física dos documentos durante todo o processo de manipulação.

A higienização de um acervo é um dos procedimentos mais significativos que há no processo de conservação de documentos. A poeira é a grande inimiga da conservação dos documentos, pois contém partículas de areia que cortam e arranham. Fuligem, mofo e inúmeras outras impurezas, atraem umidade e degradam papéis.

Além de remover a poeira, devem ser removidos objetos danosos aos documentos, como grampos, clipes e prendedores metálicos. A higienização corresponde a retirada da poeira e outros resíduos estranhos aos documentos, por meio de técnicas apropriadas.

Neste processo a Imagem e Dados utiliza as técnicas descritas abaixo:

• Passar a trincha ou pincel no documento para remover as sujidades superficiais,
• sempre no sentido contrário ao operador.
Retirar o pó de borracha com o auxílio da trincha ou pincel.

Remoção de grampos

• Apoiar sobre a mesa o documento grampeado com o verso para cima.
• Abrir o grampo, com o auxílio da espátula.
• Puxar o grampo com delicadeza, para não rasgar o papel.
Passar a trincha ou pincel no documento, retirando a sujidade de oxidação.

Remoção de clipes

• Apoiar o documento sobre a mesa.
• Retirar o clipe, puxando-o com delicadeza no caso de estar oxidado.
Passar a trincha ou pincel no documento, retirando a sujidade da oxidação.

Após os lotes de produção terem sido devidamente cadastrados no software de produção, os documentos deverão ser digitalizados em conformidade com as especificações abaixo:

 

• Preto e branco (bitonal) ou Tons de Cinza ou Colorido, de acordo com o tipo do documento;
• Resolução mínima: 200 DPI (dots per inch);
• Formato do Arquivo de Imagem: PDF;
Permitir a digitalização frente e verso, quando for o caso.

Na etapa de digitalização são utilizados scanners de alta performance capazes de realizar o processamento automático do arquivo de imagem gerado on-the-fly (tempo real), no intuito de manter a boa qualidade da imagem do documento, no que se refere à sua nitidez e legibilidade, além de estabelecer padrões que garantam os tamanhos médios dos arquivos, ou seja, durante o momento da captura do documento, tais como:

• Edge detection/cropping: Reconhecimento das margens do documento para eliminar áreas que não façam parte do original em papel.
• Deskewing: Alinhamento automático das informações existentes no original. Este recurso é de extrema importância para a precisão de um futuro reconhecimento ótico.
• Speckle removal: Remove sujeiras (pontos) da imagem, provendo uma maior compressão do arquivo e aumentando a precisão de uma futura etapa de reconhecimento.
Rotation: Identifica quando uma imagem foi capturada na orientação incorreta e realiza automaticamente a rotação adequada para o documento.

A indexação poderá ser realizada de forma manual através da transcrição de informações existentes nas imagens e documentos ou poderão ser utilizados recursos avançados que permitam a utilização de métodos de indexação automática e validações com o banco de dados relacional a ser fornecido pelo Cliente.

Todos os índices criados deverão passar por algum tipo de validação e consistência, para validação de campos ou mesmo rotinas operacionais de dupla digitação, de forma a estabelecer um nível máximo de garantia de qualidade no que se refere à indexação dos documentos.

Todas as pastas digitalizadas passam por um processo de recomposição, mantendo a mesma ordem e sequência das páginas, retornando ao arquivo.